Uebersicht
Bestand
Minus-Bestand-Korrektur
| Artikel | Nr. | Warengruppe | Bestand | Buchen |
|---|
Artikel
| Name | Nr. (EAN) | Warengruppe | Preis | Bestand | Steuer | Aktiv |
|---|
Stammdaten
Warengruppen (mehrstufig)
Wozu stehen hier Erlöskonto und Kostenstelle?
Beides ist nur für den Steuerberater bzw. die Buchhaltung (DATEV-Export) — für Kassa, Lager und den täglichen Betrieb spielt es keine Rolle.
„Erlöskonto“ heißt: auf welches Buchhaltungskonto die Umsätze dieser Warengruppe gebucht werden. „Kostenstelle“ heißt: welchem Betriebsbereich sie zugerechnet werden — z. B. Küche/Bistro getrennt von Handel/Laden, damit man später sieht, welcher Bereich wie viel bringt.
Weil in einer Warengruppe ganz normal gemischte Steuersätze vorkommen (im selben Regal 10 % und 20 %), gibt es das Erlöskonto zusätzlich je Steuersatz (in dieser Ansicht unter Steuersätze) — und im DATEV-Export gewinnt immer das Konto des Steuersatzes. Genau so kommt es beim Steuerberater an: 20 % auf ein Konto, 10 % auf ein anderes. Das Konto hier an der Warengruppe dient dem feineren internen Bericht „Erlöse je Konto“ (Import/Export → Buchhaltung), etwa Getränke getrennt von Lebensmitteln; bleibt es leer, nimmt der Bericht automatisch das Konto des Steuersatzes.
Warum kann man hier oft nichts auswählen? Weil noch keine Konten angelegt sind. Die legt man in dieser Ansicht unter Konten & Kostenstellen an — die Kontonummern (z. B. 4400 Erlöse 20 %) bekommt man vom Steuerberater. Bis dahin kann man beide Felder komplett ignorieren: ohne sie funktioniert alles, nur der spätere DATEV-Export wäre weniger fein aufgeteilt.
So legt man eine Warengruppe an
- Name eintragen, z. B. Obst & Gemüse.
- Soll die Gruppe unter einer anderen hängen (z. B. Äpfel unter Obst & Gemüse), im Feld Oberwarengruppe die übergeordnete auswählen. Bleibt es auf „— keine, oberste Ebene —“, entsteht eine Hauptgruppe.
- Auf + Warengruppe klicken. Fertig.
Die Liste darüber zeigt die Gliederung: Hauptgruppen linksbündig, untergeordnete eingerückt. Eine bestehende Gruppe verschiebt man, indem man sie links anhakt und unten in der Leiste eine neue Oberwarengruppe zuweist.
Standard-Steuer ist nur ein Vorschlag für neue Artikel — entscheidend ist immer der Steuersatz am Artikel selbst.
Loyalty-Punkte (Regel je Mandant)
Punkte-Aktionen (z. B. Doppelpunkte für einen Zeitraum)
Sortimente (Haken = keine Punkte)
Kundengruppen
Preislisten (je Artikel Sonderpreise, je Gruppe zuordenbar)
Lieferanten (Bezugsquellen · nicht = Hersteller)
Formular für Kleinlieferanten
Ein Lieferant füllt seine Produkt- und Betriebsdaten selbst aus — Kontakt, Lieferung, Bio-Zertifikat, Zutaten, Allergene, Fotos. Nichts davon wirkt, bevor du freigibst. Übernommene Artikel kommen inaktiv herein, damit sie nicht im selben Moment an der Kassa stehen.
Den Link gibst du per Mail oder WhatsApp weiter, oder du zeigst den QR-Code am Handy bzw. druckst ihn aus. Wer den Link nicht hat, findet das Formular nicht. Landet er irgendwo, wo er nicht hingehört: neuen Link ausstellen — der alte ist dann tot.
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Eingegangene Anmeldungen
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Marketing-Anstoß ab
Ab diesem Tag gilt ein Artikel, der zum ersten Mal als Wareneingang hereinkommt, als neu — und löst ein Marketing-Todo aus („Produkt bewerben"). Der Stichtag ist nötig, weil beim Umzug aus dem alten Kassensystem alle 27.000 Artikel am selben Tag hereingekommen sind: ohne ihn hätte jeder davon als Neuheit gezählt. Feld leer = keine Anstöße — absichtlich so, damit nichts losgeht, das niemand bestellt hat.
Biozertifikate der Lieferanten
Ein Lieferant, der Bio-Ware liefert, braucht ein gültiges Zertifikat — und die Bio-Kontrolle will es lückenlos über die Jahre sehen. Darum wird hier nichts überschrieben: ein neues Zertifikat kommt dazu, das alte bleibt als Nachweis stehen.
Quelle für das automatische Suchen ist TRACES NT — das EU-System, in dem seit 2023 alle Kontrollstellen ihre Zertifikate veröffentlichen. Ein gefundenes Zertifikat ist zunächst nur ein Vorschlag und zählt erst als Nachweis, wenn du bestätigt hast, dass es der richtige Betrieb ist.
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Bestellfrist je Liefertag (nur wenn unterschiedlich)
Normalfall: Vorlauf Tage + Bestellschluss gelten für alle Liefertage. Hat ein Lieferant je Liefertag einen anderen Vorlauf (z. B. Mittwoch-Lieferung 2 Tage vorher, Samstag-Lieferung 3 Tage vorher), kann man das hier je Tag eintragen. Leer lassen = Normalfall.
Zuerst links einen Lieferanten zum Bearbeiten wählen.
Steuersaetze (konfigurierbar, AT/DE)
Konten & Kostenstellen (Buchhaltung · je Warengruppe zuordenbar · Erloese-je-Konto-Export)
Backoffice-Benutzer & Rollen (steuert nur die Sichtbarkeit der Bereiche – keine technische Zugriffssperre)
Zahlarten (eigene anlegen, z. B. „Gutschein extern")
Kassierer & Rollen (Anmeldung an der Kassa · Rolle steuert die Rechte)
Waagen-Barcodes (Präfixe 20–29, Gewicht oder Preis — das Schema hängt am Präfix, nicht am Lieferanten)
Kassen-Layout (Schnellwahl-Kacheln je Kasse · frei belegbar · kopierbar)
So sieht die Kassenoberfläche aus — Kacheln ziehen zum Sortieren, ✕ entfernt.
Liste (Alternative)
Mehrschritt-Kachel (ein Klick = mehrere Schritte, z. B. „Frühstück“)
Baut eine Kachel, die beim Klick mehrere Dinge nacheinander macht: Artikel auf den Bon, Menge vorwählen, Rabatt öffnen. Ein Sprung in eine Gruppe/ein Stichwort beendet die Folge und gehört ans Ende.
Layout-Vorlagen (mehrere speichern & wiederverwenden)
Speichere das aktuelle Layout als benannte Vorlage und wende sie auf beliebige Kassen an.
Kassen: Firma und Betriebsart (Zuordnung · Marktkassa · unbemannter SB-Betrieb)
Firma: Zu welchem Unternehmen bzw. Standort eine Kasse gehört. Bei einer Filiale mit eigenem Unternehmen hängen daran der eigene Rechnungsnummernkreis, der Firmenkopf auf der Rechnung und die getrennte Buchhaltung — eine Kasse ohne Zuordnung erscheint in der Auswertung unter „ohne Filiale".
Marktkassa: Am Handy erscheint auf dieser Kasse der Knopf „Marktkassa" mit der einfachen Markt-Oberfläche (eigenes Layout, oben wählbar). Welche Betriebsart passt, hängt vom Umsatz im Freien ab — die Erklärung steht bei der Auswahl.
Herkunft (Pflicht bei Obst/Gemüse und Theke)
Bei Obst und Gemüse und bei offener Ware muss die Herkunft am Artikel stehen — beim Trockensortiment nicht, da steht sie auf der Packung. Wo die Pflicht gilt, stellst du je Warengruppe ein (Auswahl „Herkunft" in der Warengruppen-Liste); offene Ware ist immer pflichtig, egal in welcher Gruppe.
Ein inaktiver Artikel lässt sich ohne Herkunft nicht aktiv schalten, und eine eingetragene Herkunft lässt sich nicht mehr leeren. Aufs Etikett kommt sie nur, wenn du das Merkmal „Herkunft" anhakst.
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Filialen (Standort; eigenes Unternehmen = eigene Faktura)
Wo kommen Firmendaten und Logo für Angebot/Rechnung her?
Alles, was oben im Belegkopf und unten in der Fußzeile steht, hängt an der Filiale — damit hat jeder Mandant (und bei mehreren Firmen jede Firma) seine eigenen Angaben. Drei Knöpfe je Filiale in der Liste darüber:
- Firmendaten — Firmenname, Adresse, PLZ/Ort, Telefon, E-Mail, Webseite, UID, Firmenbuch, Bank/IBAN/BIC, Zahlungsziel, Angebotsgültigkeit und ein eigener Schlusstext. Daraus baut das System den Kopf und die Fußzeile automatisch.
- Logo — nur das Logo. Es steht links im Kopf neben Firmenname und Adresse.
- Briefpapier — ein fertiges Kopfbild (z. B. gescanntes Briefpapier). Ist eines hinterlegt, ersetzt es den erzeugten Kopf komplett; Adressfeld, Positionen und Fußzeile bleiben.
Ist an einer Rechnung keine Filiale hinterlegt, nimmt der Beleg die aktive Filiale mit der kleinsten Sortierung als Absender.
Buchungsarten (warum sich Bestand ändert)
Was ist eine Buchungsart?
Eine Buchungsart ist der Grund einer Lagerbewegung — z. B. Auslaufware/Verderb, Eigenverbrauch Betrieb, Umbuchung Küche, Lagerumbuchung. Weil jede Buchung einen benannten Grund hat, kann man am Monatsende sagen: so viel ist verdorben, so viel hat der Betrieb selbst gebraucht.
Umbuchung Küche ist bewusst ohne Lagerhaltung: die Küche führt keinen Bestand. Gebucht wird nur, dass die Ware aus dem Verkaufslager raus ist. Küche/Verderb ist für Ware, die nicht mehr verkauft, aber noch verkocht werden kann.
Der Haken Kassa blendet die Art als Taste an der Kassa ein.
Lagerorte (eine Filiale kann mehrere haben)
Umlagerung (zwischen Lagerorten · mehrere Artikel per Scan)
Filialbestellung (Filiale bestellt bei Zentrale · beim Liefern wird umgelagert)
Offene Filialbestellungen
Hersteller (Produzent · Story/Foto → Artikel-QR · nicht = Lieferant)
Import / Export
Was kann man hier tun? (kurz erklärt)
Die Warenwirtschaft ist der Stamm — die „Wahrheit“. Alle Artikel, Kunden, Lieferanten, Preise und Bestände leben hier. Andere Systeme (Webshop, Waage, Buchhaltung) bekommen eine Kopie für ihren Zweck.
- Hereinholen (Import) — Daten aus einer Datei in die Warenwirtschaft übernehmen. Bestehende Einträge werden über eine Kennung (Artikelnummer, EAN, Kundennummer …) erkannt und je nach Einstellung ergänzt, aktualisiert oder übersprungen.
- Herausgeben (Export) — eine Tabelle als Datei herunterladen: zum Sichern, zum Weitergeben oder zum Einlesen in ein anderes System.
- Schnittstellen — fertig aufbereitete Exporte für Webshop und Waage. Es gilt immer eine Richtung: Warenwirtschaft → anderes System.
- Buchhaltung — Umsätze für den Steuerberater. Reiner Export, ändert nichts an den Stammdaten.
Faustregel: Artikel und Preise immer hier pflegen, andere Systeme nur mit einer Export-Datei versorgen — nicht doppelt pflegen.
1 · Daten hereinholen
Konten & Zuordnungen (Buchhaltung: Erlöskonten, Kostenstellen, BU)
Eine Datei mit allen Konten und wo sie hängen (Warengruppe → Erlöskonto/Kostenstelle, Steuersatz → Erlöskonto + BU-Schlüssel, Zahlart → Geldkonto). Zum Befüllen: Datei exportieren, vom Steuerberater ausfüllen lassen, wieder importieren — fehlende Konten werden angelegt, Zuordnungen gesetzt.
Artikel importieren (CSV oder Excel; gängige Kassen-Formate werden erkannt)
Datei wählen → Spalten zuordnen → Vorschau → Anwenden. Vor dem Anwenden passiert nichts.
Andere Daten importieren (Kunden · Lieferanten · Bestellung · Preisliste)
CSV oder Excel mit Kopfzeile. Die Spalten ordnest du selbst zu — die Zuordnung lässt sich als Profil speichern.
| Feld | Spalte aus Datei |
|---|
Vorlagen zum Ausfüllen (richtige Spalten, mit Beispielzeilen)
Leere Vorlage herunterladen, in Excel ausfüllen und oben wieder einlesen.
Lieferschein vom Großhändler (EDI)
Das läuft im eigenen Reiter Wareneingang: Lieferant wählen → Datei laden → prüfen → buchen. Dort stehen auch die Regeln je Lieferant und die Anleitung, wie man einen neuen Lieferanten einrichtet.
2 · Daten herausgeben
Tabellen exportieren
Format oben rechts wählen (Excel oder CSV). Die Datei landet im Download-Ordner.
Schnittstellen (Webshop · Waage)
Artikel, Preise und Bestand als Datei, die das jeweilige System einlesen kann.
Der Waagen-Export enthält die Waagen-Artikel (Haken am Artikel, dazu alle kg-Artikel) als PLU-Liste: Einheit kg mit Preis je kg, Einheit Stück mit Preis je Stück. Die genaue Spaltenzuordnung wird beim Import an der Waage bzw. in deren PC-Programm bestätigt.
Buchhaltung (DATEV / Steuerberater)
Umsätze je Beleg und Steuersatz. Reiner Export — an den Stammdaten ändert sich nichts.
Kontenzuordnung & DATEV-Einstellungen
Für den echten Buchungsstapel: je Steuersatz ein Erlöskonto (unter Stammdaten → Steuersätze), je Zahlart ein Geldkonto, dazu Berater- und Mandantennummer. Konten legst du unter Stammdaten → Buchungskonten an.
Geldkonto je Zahlart
3 · Protokoll
Letzter Import
MHD noch nicht erfasst
Wozu diese Liste?
Bei manchen Lieferanten steht das MHD nicht am Lieferschein — die Menge ist trotzdem schon gebucht. Diese Liste zeigt genau diese Fälle: entweder das Datum von Hand eintragen, oder ein Foto der Verpackung machen — die KI liest das MHD ab. Bei klar gedrucktem Datum wird automatisch übernommen, bei Unsicherheit fragt sie kurz nach. Nichts hier ist Pflicht — die Zeile verschwindet einfach, sobald ein MHD hinterlegt ist.
Wareneingang — Biogast/dennree EDI-Lieferschein (*_lfsre.csv)
Geht auch ein PDF statt einer CSV-Datei?
Ja — mit einer Einschränkung. Ist das PDF aus einem Programm entstanden (die Warenwirtschaft des Lieferanten schickt es so), steht der Text darin und kann gelesen werden. Das Programm schlägt dann die Positionen vor und legt sie in den manuellen Wareneingang weiter unten. Dort prüfst du sie und buchst erst dann — automatisch gebucht wird nichts.
Ein eingescanntes Blatt geht nicht. Ein Scan ist nur ein Bild; darin steht kein Text, den man lesen könnte. Das erkennt das Programm und sagt es, statt etwas zu erfinden. In dem Fall: entweder beim Lieferanten die CSV-Datei anfordern (die ist immer zuverlässig), oder das PDF unten unter Lieferschein ablegen nur als Beleg anheften und die Positionen von Hand erfassen.
Warum nicht vollautomatisch? Jeder Lieferant baut sein PDF anders. Beim Wareneingang geht es um Geld und Bestand — deshalb kommt jede erkannte Zeile in die Prüfliste und nicht direkt in den Bestand.
Regeln / Profil dieses Lieferanten (flexibel je Mandant/Lieferant)
Was machen diese zwei Knöpfe?
Profil speichern — merkt sich die Regeln im Feld darüber für genau diesen Lieferanten. Beim nächsten Einlesen einer Datei dieses Lieferanten werden sie automatisch verwendet. Man muss die Regeln also nur einmal einstellen.
Auf Standard zurücksetzen — wirft die eigenen Änderungen weg und holt die mitgelieferte Voreinstellung zurück (das „Preset“). Das ist der Rettungsknopf, wenn man sich verstellt hat. Es wird dabei nichts gebucht und nichts gelöscht — geändert wird nur das Regel-Feld darüber. Danach mit „Profil speichern“ bestätigen.
Neuen Lieferanten mit Regeln anlegen — Schritt für Schritt
- Lieferant anlegen: Stammdaten → Lieferanten → Name, Nummer, E-Mail, Liefertage, Vorlauf und Bestellschluss eintragen, + Lieferant.
- Eine echte Datei besorgen: vom Lieferanten den Lieferschein als Datei anfordern (CSV oder Textdatei). Ohne Beispieldatei lässt sich keine Regel prüfen.
- Oben den Lieferanten auswählen und die Datei mit Durchsuchen einlesen. Es wird noch nichts gebucht — man sieht zuerst die Vorschau unten.
- Vorschau kontrollieren: Zeilen, die sauber zugeordnet wurden, stehen unter „automatisch“. Zeilen, bei denen der Artikel unklar ist, stehen unter „zu klären“ — dort den richtigen Artikel wählen oder neu anlegen.
- Regeln anpassen (Feld oben): Welche Spalte ist Artikelnummer, Menge, Preis? Welche Wörter bedeuten Pfand? Welche Strichcode-Präfixe sind Gewichtsware? Nach jeder Änderung die Datei erneut einlesen und die Vorschau prüfen.
- Profil speichern, sobald die Vorschau stimmt — ab jetzt gilt das für diesen Lieferanten dauerhaft.
- Wareneingang buchen. Erst dieser Klick verändert den Bestand.
- Lieferschein anheften: unter Lagerbelege den Vorgang öffnen und das Papier (Foto oder PDF) hochladen — dann liegt der Beleg bei der Buchung.
Faustregel: Die Regeln beschreiben den Aufbau der Datei des Lieferanten, nicht die Ware. Ändert der Lieferant sein Dateiformat, ändert man hier die Regeln — sonst nie wieder.
Spalten-Zuordnung, Pfand-Schlüsselwörter, Gewichts-Präfixe (21/27→PLU) und Steuer-Regel — frei anpassbar.
Manueller Wareneingang (per Scan / Suche / Artikelnummer — oder aus einer Bestellung)
Entwurf = gespeichert, aber noch nicht wirksam. Der Bestand ändert sich erst beim Buchen.
Lieferschein ablegen (Foto oder PDF — nur Ablage, kein Import)
Damit das Papier zur Buchung liegt: Lieferschein abfotografieren oder als PDF hochladen. Es wird nichts daraus eingelesen und nichts gebucht — die Datei wird an den Wareneingang geheftet und erscheint automatisch unter Lagerbelege bei der zugehörigen Buchung.
Rechnungen per Mail (Posteingang)
Lieferantenrechnungen, die an das Rechnungspostfach geschickt werden, landen hier. Passt eine Rechnung eindeutig zu einem Wareneingang — gleiche Belegnummer im Text oder Betrag auf den Cent —, wird sie sofort dort angeheftet. Alles andere bleibt hier liegen und wartet auf einen Klick. Geraten wird nie: eine Rechnung am falschen Wareneingang ist schlimmer als eine unzugeordnete, weil sie den Wert verfälscht und niemand sie sucht.
Wie kommen die Mails hierher?
Die Rechnungen müssen einmal umgeleitet werden: der Maildienst, der die Adresse oben verwaltet,
schickt jede eingehende Mail an die Annahmestelle rechnung-posteingang weiter.
Dafür braucht er die Adresse der Annahmestelle und ein Geheimnis in der Kopfzeile
x-post-secret. Beides liegt bereit — was noch fehlt, steht in der Übergabe.
Solange das nicht eingerichtet ist, bleibt diese Liste leer. Rechnungen können dann wie bisher unter Lieferschein ablegen von Hand angeheftet werden.
Frühere Wareneingänge (Historie)
Alles, was schon eingegangen ist — aus Dateien (EDI), von Hand und aus Bestellungen. Mit öffnen springt man in die Mappe, wo auch die Papiere liegen.
Inventur
Zaehlen im laufenden Betrieb: gebucht wird nur die Differenz (gezaehlt − Buchbestand zum Zaehlzeitpunkt). Verkaeufe waehrenddessen laufen normal weiter.
Welche Inventurart? (erklärt)
- Stichtag — zu einem festen Zeitpunkt wird alles gezählt. Die klassische Jahresinventur.
- General — komplette Vollzählung des ganzen Lagers, z. B. bei Eröffnung oder Übernahme.
- rollierend — laufend nur Teile zählen, z. B. jede Woche eine Warengruppe. Nie alles auf einmal, dafür immer etwas.
- permanent — übers Jahr verteilt, gestützt auf die laufende Bestandsführung.
- nur Minusbestände — zeigt ausschließlich Artikel mit negativem Bestand. Das sind fast immer Sachen, die verkauft wurden, bevor der Wareneingang gebucht war. Kurz durchzählen, und der Bestand stimmt wieder.
- Stichprobe — das System zieht zufällig eine bestimmte Anzahl Artikel. Gut, um zwischendurch zu prüfen, ob die Bestände überhaupt stimmen, ohne alles zu zählen.
- Teilinventur: Warengruppe — es wird nur eine Warengruppe gezählt. Alles andere bleibt unberührt.
- Teilinventur: eigene Auswahl — man sucht sich die Artikel selbst zusammen (z. B. die teuren, oder alles vom Kühlregal).
Wichtig bei Teilinventuren: Es wird nur für die gewählten Artikel gebucht — alle anderen Bestände bleiben, wie sie sind. Und es wird immer nur die Differenz gebucht, gemessen am Buchbestand im Moment des Zählens. Wenn zwischendurch etwas verkauft wird, ist das also kein Problem.
Wann zählen, wann abschließen? Zählen darf jederzeit passieren — gebucht wird immer nur die Differenz zum Buchbestand im Moment des Zählens. Eine Lücke bleibt: Liegt ein Artikel gerade im Einkaufswagerl eines Kunden (aus dem Regal genommen, noch nicht bezahlt), fehlt er beim Zählen und wird beim späteren Verkauf ein zweites Mal abgezogen. Darum: Vollinventur am besten außerhalb der Öffnungszeit zählen und abschließen; tagsüber nur Bereiche zählen, wo gerade niemand einkauft, und Schnelldreher (Brot, Getränke) in eine ruhige Randzeit legen. Der Fehler betrifft nur einzelne Stücke und korrigiert sich bei der nächsten Zählung.
Mehrere Personen gleichzeitig: Einfach beide zählen — jede Erfassung wird eine eigene Zählzeile (mit Name, Zeit und Quelle), und die Zeilen desselben Artikels addieren sich. Beispiel: Person A zählt im Regal 6 Stück, Person B im Lager 4 → gezählt 10. Eine falsche Zeile löscht man über den Knopf Zeilen beim Artikel. Das Feld „Gezählt (gesamt)" setzt dagegen den Gesamtwert (die Korrektur wird als eigene Zeile festgehalten). Alternativ kann weiterhin jede Person eine eigene Liste führen — dann dürfen sich die Listen nicht überschneiden.
| Artikel | Buchbestand | Gezaehlt (gesamt) | Differenz | Zeilen |
|---|
Inventur-Historie (abgeschlossene Zählungen — nachvollziehbar mit Datum & Notiz)
Bestellung
Artikel unter Mindestbestand · Menge anpassbar · Ausgabe je Lieferant
| Artikel | Bestand | Mindest | Bestellen | Lieferant | EK |
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Meldebestand-Vorschläge (aus Verkauf + Lieferzeit errechnet — Mindest bleibt immer Handsache)
Meldebestand = Ø Verkauf/Tag × (Lieferzeit + Sicherheitspuffer, einstellbar oben bei den Vorgabewerten). Ist zu einem Artikel ein Mindesthaltbarkeitsdatum bekannt, kommt zusätzlich ein gedämpfter Vorschlag dazu, der nie mehr vorsieht, als sich bis zum Ablauf realistisch verkauft. Ein bestehender Mindest-Wert wird nie automatisch geändert — nur auf Klick.
| Artikel | Ø Verkauf/Tag | Lieferzeit | Lieferant | aktueller Mindest | Vorschlag | Vorschlag (MHD) |
|---|
Wie funktioniert der Obst&Gemüse-Bestellvorschlag?
1. Wochenangebot erfassen. Für jede Kalenderwoche (Montag) und jeden Lieferanten eine Liste: welcher Artikel, zu welchem Preis, in welcher Gebindegröße, und ob er diese Woche überhaupt verfügbar ist. Bei Sunnseitgarten (dem eigenen Hof) übernimmt der Knopf „Aus Ernte übernehmen“ das automatisch aus der echten Ernte-Erfassung — er fügt nur neue Positionen hinzu, eine bereits gesetzte „nicht verfügbar“ bleibt also immer stehen, egal wie oft man auf den Knopf drückt.
2. Der Vorschlag rechnet daraus:
- Ø Verkauf/Woche — der Median (nicht der Durchschnitt) des tatsächlichen Verkaufs der letzten 6 Wochen. Median statt Durchschnitt, damit eine einzelne Kisten-Großbestellung die Zahl nicht einmalig nach oben verzerrt. Bereits abgeholte Kundenbestellungen zählen dabei nicht als „normaler Verkauf“ mit, sonst würde eine Vorbestellung die Statistik verfälschen.
- Kundenbest. — offene, noch nicht abgeholte Kundenbestellungen für diesen Artikel. Das ist garantierter Bedarf, kommt also zum Median-Verkauf oben drauf.
- Bestand — was aktuell auf Lager ist (über alle Filialen), wird abgezogen.
- Vorschlag = Ø Verkauf/Woche + offene Kundenbestellungen − Bestand (nie unter 0), umgelegt auf volle Gebinde, aufgerundet.
- Schwund — Verderb der letzten 6 Wochen, nur zur Information. Er wird nicht zur Bestellmenge dazugezählt — hoher Schwund heißt „zu viel bestellt“, nicht „mehr bestellen“.
- letzte Lieferung — der letzte tatsächliche Wareneingang, zum Selbst-Gegenprüfen (z. B. falls zuletzt eine ganze Kiste hereinkam, die die Statistik einmalig anders aussehen lässt).
„nicht verfügbar“ bei einer Position setzt den Vorschlag sofort auf 0 — unabhängig vom Bestand. So kann man einplanen, dass etwas diese Woche schlicht nicht zu bekommen ist.
Unter Ø Verkauf/Wo. steht klein „X/Y Wochen mit Verkauf“ — Y ist, wie viele Wochen seit dem echten Kassenstart überhaupt in die Rechnung eingehen (Wochen davor zählen nicht, da gab es keine Chance auf Verkauf), X davon hatten tatsächlich einen Verkauf. Je kleiner Y, desto weniger sollte man der Zahl vertrauen — das ist keine Fehlermeldung, sondern eine ehrliche Unsicherheitsangabe.
Unter der Tabelle steht zusätzlich, welche Artikel dieser Lieferant laut Stammdaten führt, aber die diese Woche NICHT im Angebot stehen — getrennt danach, ob sie schon einmal verkauft wurden (möglicherweise schlicht vergessen) oder noch nie (echt neu im Sortiment). So kann man bewusst entscheiden, statt dass ein Artikel einfach unbemerkt durchrutscht.
| Artikel | Bestand | Kundenbest. | Ø Verkauf/Wo. | Schwund | letzte Lieferung | Preis | Gebinde | Vorschlag |
|---|
Nicht im aktuellen Wochenangebot (dieser Lieferant führt sie laut Stammdaten, Obst&Gemüse)
Noch nie verkauft (aus dem Sortiment dieses Lieferanten) —
Wie funktioniert der Schuh-Bestellvorschlag?
Anders als bei Obst&Gemüse oder Trockensortiment wird hier nichts aus Verkaufszahlen vorhergesagt. Stattdessen legst du je Modell fest, welche Größen mindestens 1 Paar auf Lager haben müssen — unabhängig von der Farbe (ein Modell wie „Phönix" gibt es meist in mehreren Farben, jede Farbe ein eigener Artikel; die Regel gilt über alle Farben hinweg). Die Liste unten zeigt, wo eine Regel verletzt ist.
Modelle verwalten
Bestellvorschlag — Größen mit fehlendem Bestand
Wie funktioniert der Weltladen-Bestellvorschlag?
Kein artikelgenauer Vorschlag — stattdessen ein Ziel-Lagerwert je Warengruppe, zu Verkaufspreisen gerechnet: Ziel = Verkaufswert der letzten Wochen dieser Warengruppe, hochgerechnet auf die gewünschte Anzahl Vorratswochen (unten einstellbar). Liegt der aktuelle Lagerwert darunter, heißt der Vorschlag schlicht „in dieser Warengruppe nachkaufen" — welche Artikel genau, entscheidest du selbst.
| Warengruppe | Verkaufswert (Zeitraum) | Ziel-Lagerwert | aktueller Lagerwert | Differenz |
|---|
Warenbestellungen (formal · Status offen→bestellt→geliefert · direkt in Wareneingang)
Produktion
Was ist der Unterschied zwischen Verkauf und Küche?
Produktion Verkauf greift auf das Lager zu: die Zutaten werden abgebucht, das fertige Produkt wird eingebucht (z. B. Nüsse abpacken, Aufstrich abfüllen). Am Ende stimmt der Bestand wieder.
Produktion Küche greift nicht aufs Lager zu. Ware, die in die Küche geht, ist schon vorher mit der Buchungsart „Umbuchung Küche“ aus dem Verkaufslager ausgebucht (Reiter Lagerbelege oder direkt an der Kassa). Beim Kochen noch einmal abzubuchen wäre doppelt. Erfasst wird hier deshalb nur, was gekocht wurde — daraus rechnet das System über das Rezept den Soll-Verbrauch und stellt ihn dem gegenüber, was tatsächlich auf Küche gebucht wurde.
Zum Versatz: In der Küche liegen Reste. An einem einzelnen Tag sagt die Differenz deshalb wenig. Über mehrere Wochen gleichen sich Anfangs- und Endbestand aus — dann zeigt die Zahl echten Mehr- oder Minderverbrauch. Deshalb rechnet die Gegenüberstellung immer über einen Zeitraum, nie über einen Tag.
Bestellware (Kundenwünsche sammeln)
Artikel mit dem Haken Bestellware liegen nicht auf Lager — sie werden erst auf Kundenwunsch bestellt. Offene Wünsche stehen hier, je Lieferant zusammengefasst. Zur Bestellfrist des Lieferanten (Liefertag minus Vorlauf, bis Bestellschluss) macht die Warenwirtschaft daraus eine Bestellung als Entwurf — verschickt wird sie von dir.
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Rezepte / Stücklisten (Verkauf)
Fertigprodukt gibt es noch nicht? Hier neu anlegen (D6)
Legt den Artikel automatisch an (Verkaufspreis kommt danach aus der Rezept-Kalkulation mit Soll-Marge).
Rezepte per Datei einlesen
Eine Zeile je Zutat. Spalten: rezept;fertigartikel;zutat;menge;bereich —
rezept ist der Name (mehrere Zeilen mit demselben Namen gehören zusammen),
fertigartikel und zutat sind Artikelnummer oder Artikelname,
bereich ist kueche oder verkauf.
Komponenten (werden beim Fertigen aus dem Lager verbraucht):
Rezept-Daten fürs Etikett & die Kalkulation (Runde 5 / D2–D6)
Fertigen
MHD und Chargennummer leer lassen = automatisch (MHD-Tage am Rezept, Charge JJJJMMTT-Nr).
Produktions-Verlauf (alles, was je gefertigt wurde — mit Etikett-Daten)
| Datum | Rezept / Produkt | Menge | Charge | MHD | Kosten | je Stück | Bereich |
|---|
Gegenüberstellung Küche (Rezept-Soll gegen auf Küche gebucht)
Geduld am Anfang: Diese Auswertung wird erst nach 1–2 Monaten Datensammlung halbwegs aussagekräftig — vorher fehlen schlicht genug gebuchte Kochmengen und Küchen-Umbuchungen für einen fairen Vergleich.
Soll = was laut Rezept und gekochter Menge verbraucht worden sein müsste. Ist = was tatsächlich auf Küche gebucht wurde. Differenz positiv = es ist mehr rausgegangen als das Rezept hergibt (Reste, Schwund, größere Portionen); negativ = es wurde aus Küchenvorräten gekocht, die früher gebucht wurden.
Etiketten
Produkt-Etiketten nach LMIV (mit Charge/MHD aus der Produktion und eigenem Design) gestaltet man in der eigenen App Etiketten-Studio.
Thekenliste
Druckbare Übersicht aller Artikel mit dem Haken „Theken-Artikel" (Artikel-Editor), gruppiert nach Warengruppe — Name, Beschreibung, Besonderheiten, Herkunft/Hersteller.
Schnell scannen
Scan legt den Artikel in die Druckliste (Anzahl +1). Oder unten per Liste waehlen.
Vorlage & Optionen
Woher kommt der bunte Strich oben am Etikett?
Das ist der Marken-Farbstreifen („Sonnenbalken“) aus dem Sunnseit-Markensystem — ein fester Farbverlauf in Gelb, Orange, Rot, Grün und Petrol. Er wird beim Aufbau jedes Etiketts automatisch als erste Zeile gezeichnet und ist nicht aus den Artikeldaten abgeleitet; er hat also keine Bedeutung wie „Warengruppe“ oder „Steuersatz“.
Umschalten kann man ihn direkt hier mit der Auswahl Farbstreifen oben: Marken-Farbstreifen (Standard), einfarbig in der Akzentfarbe, oder ganz weg. Wer ihn dauerhaft weg haben will, stellt „kein Streifen“ ein und speichert das unten als Grundlayout für diesen Etikettentyp — dann kommt er nie wieder.
Was ist ein „Grundlayout“ und wo stelle ich es ein?
Eine Vorlage ist ein Format: Breite, Höhe, Spalten (z. B. Avery L7160). Ein Grundlayout ist die Voreinstellung für einen ganzen Etikettentyp (Regalschild, Preisetikett, Produktetikett/LMIV, A4-Bogen): welche Felder aufs Etikett kommen, in welcher Reihenfolge, mit welcher Schrift, Akzentfarbe und welchem Streifen.
Vorgehen: oben die Felder anhaken und mit ⠿ in die gewünschte Reihenfolge ziehen, Schrift/Farbe/Streifen einstellen — dann „Als Grundlayout für diesen Typ speichern“. Ab dann startet jede Vorlage dieses Typs mit diesen Einstellungen; die Größe bleibt bei der jeweiligen Vorlage, weil sie am Papier hängt.
Schriftgrößen & Abstände
Alles wächst automatisch mit der Etikettengröße mit. Hier lässt sich einzeln nachjustieren — die Vorschau rechts zeigt es sofort. Passt der Inhalt nicht (rot umrandet): Rand und Zeilenabstand verkleinern, dann wird wieder Platz frei.
Eigene Größe
Breite und Höhe eintragen — sie gelten sofort für Vorschau, Druck und ZPL (ohne Speichern). Spalten = 1 bedeutet ein Etikett je Seite (Rollendrucker). Mit Namen und „Als Vorlage speichern“ bleibt die Größe dauerhaft in der Liste.
Etikettendrucker einrichten (einmalig je Computer)
- Etikettengröße im Druckertreiber anlegen: Windows-Einstellungen → Drucker → euren Etikettendrucker → Druckeinstellungen → Seite einrichten → Format mit exakt der Rollen-Größe anlegen (z. B. 52 × 38 mm) und als Standard wählen. (Am Mac: im Druckdialog unter „Papierformat“ ein eigenes Format anlegen.)
- Hier die passende Vorlage wählen — oder unter „Eigene Größe“ Breite und Höhe eintippen — dann Vorschau & Drucken.
- Im Druckdialog: Ziel = Etikettendrucker · Papierformat = eure Etikettengröße · Ränder = „Keine“ · Skalierung = 100 %.
- Sitzt der Druck schief, doppelt oder leer: fast immer stimmt das Papierformat im Treiber nicht mit der Rolle überein (Schritt 1 wiederholen). Beim ersten Mal die Rolle am Drucker kalibrieren (Vorschub-Taste gedrückt halten, bis er 2–3 Leer-Etiketten misst).
- Der Weg funktioniert mit jedem Etikettendrucker, der einen Treiber mitbringt — Zebra, Brother, Dymo, TSC und andere.
Per Liste wählen
| Artikel | Nr. | Preis |
|---|
Kunden/Gutscheine
Was heißt „auf Rechnung“?
Kurz: Der Kunde darf mitnehmen und später zahlen — es wird eine Rechnung geschrieben statt an der Kassa kassiert.
Der Haken hängt nicht am einzelnen Kunden, sondern an seiner Kundengruppe (Stammdaten → Kundengruppen, Haken „auf Rechnung“). Alle Kunden dieser Gruppe — typisch Gastro, Wiederverkäufer, Vereine, Firmenkunden — dürfen dann auf Rechnung kaufen. Der Filter hier oben zeigt genau diese Kunden.
Was daran hängt: Für solche Kunden macht man im Reiter Belege einen Lieferschein und wandelt ihn in eine Rechnung um (Zahlungsziel, Mahnung). Der Umsatz läuft dann nicht über die Kassa, sondern als Rechnung — deshalb steht er in der Auswertung getrennt (Filter „per Rechnung“ / „per Kassa“).
Was es NICHT heißt: Es ist keine Zahlart an der Kassa und kein Kredit-Limit. Wer bar oder mit Karte zahlt, bleibt normal an der Kassa — der Haken ändert daran nichts.
| Name | Telefon | Karte | Gruppe | Punkte |
|---|
Gutscheine
Was bedeutet die Spalte „Punkte“ bei einem Gutschein?
Punkte = der Treuepunkte-Preis, den dieser Gutschein gekostet hat. Nicht sein Wert, und nichts, was der Kunde beim Einlösen zusätzlich bekommt.
Es gibt zwei Wege, wie ein Gutschein entsteht:
- Gekaufter/geschenkter Wertgutschein — z. B. 50 € bar bezahlt. Dann steht in der Spalte Punkte 0.
- Gutschein aus Treuepunkten (Knopf „Gutschein“ beim Kunden). Der Kunde tauscht gesammelte Punkte gegen einen Wertgutschein. Was der Tausch gekostet hat, steht in dieser Spalte — die Punkte sind vom Punktekonto des Kunden abgezogen.
Der Umrechnungskurs steht in Stammdaten → Punkte-Regel („Cent je Punkt“). Beispiel: 1 Punkt = 1 Cent ⇒ 100 Punkte = 1,00 €. Ein 5-€-Gutschein kostet dann 500 Punkte, und in der Spalte Punkte steht 500, in der Spalte Wert 5,00 €.
Beim Einlösen zählt nur der Wert (Spalte Wert). Die Punkte-Spalte ist die Herkunft/Buchhaltung dazu — sie beantwortet: „Wurde der Gutschein bezahlt oder mit Punkten eingetauscht?“
| Code | Kunde | Wert | Punkte | Status | Ausgestellt | Kauf-Beleg | Gültig bis |
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Karten
Eine Kundenkarte (K-) erkennt einen bestimmten Kunden an der Kassa — die Punkte hängen an der Karte (Karte weitergeben = Punkte wandern mit; ein Kunde ohne Karte sammelt auf sich selbst). Eine Aktionskarte (A-) löst beim Scannen eine Aktion aus (Rabatt, Coupon, Stempelpass) — unabhängig vom Kunden.
Neue Aktionskarte
Aktionskarten
Kundenkarten (blanko drucken → zuordnen → Punkte hängen an der Karte)
Marktzugang gesammelt vergeben (nach Kundenfilter)
Angebote (→ Lieferschein oder direkt → Rechnung)
Neuer Lieferschein (bucht Warenausgang)
Die Charge ist die Rückverfolgbarkeit „eine Stufe vor": wer an Gastronomie, Läden oder Kantinen liefert, muss auf Nachfrage sagen können, welches Los dorthin gegangen ist. MHD und Losnummer werden von der Charge übernommen. Am Kassenbon gibt es das bewusst nicht — beim Verkauf an Endverbraucher endet die Kette, und eine Chargenwahl an der Kassa würde jede Schlange aufhalten.
Lieferscheine
Neue Rechnung (ohne Lieferschein — bucht das Lager mit)
Für den Fall, dass es keinen Lieferschein gibt: Rechnung direkt schreiben. Der Bestand wird dabei abgebucht, weil die Ware ja mitgeht. Entsteht die Rechnung dagegen aus einem Lieferschein, ist der Bestand schon weg — dann wird nicht noch einmal gebucht.
Rechnungen (offen / bezahlt / überfällig)
Kassenbelege
| Datum | Nr | Typ | Kassier | Kunde | Zahlart | Summe |
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Tagesabschlüsse / Kassenstürze (Z = Tag, X = Schicht)
| Datum | Art | Kasse | Gezählt | Soll (bar) | Differenz |
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Auswertung
Zeitraum:
Umsatzanalyse
Wie diese Zahlen zu lesen sind
Netto ist der Umsatz ohne Umsatzsteuer, Brutto das, was der Kunde bezahlt hat, USt die Differenz. Für die Buchhaltung zählt Netto, für die Kassa Brutto.
Kassa = an der Registrierkasse kassiert. Rechnung = im Reiter Belege als Rechnung geschrieben (Kunden „auf Rechnung“). Beides ist Umsatz, wird aber getrennt ausgewiesen — oben lässt sich auch nur eines davon anzeigen.
Sortiment (Sparte) ist die grobe Einteilung des Sortiments (z. B. Biomarkt, Weltladen), Warengruppe die feinere darunter — die steht weiter unten.
Die Gegenüberstellung Küche (Rezept-Soll gegen auf Küche gebucht) steht im Reiter Produktion — dort im Bereich Produktion Küche, weil sie sich auf die dort erfassten Kochmengen bezieht.
Umsatz je Steuersatz
Umsatz je Bezahlart
Umsatz je Sortiment (Sparte)
Umsatz je Filiale
Umsatz nach Uhrzeit
Umsatz je Tag (bis 30 Tage)
Umsatz je Warengruppe (Grafik)
Rohertrag je Warengruppe (VK−EK)
Top-Artikel nach Umsatz (Grafik)
Umsatz je Filiale
Umsatz je Zahlart
Top-Kunden nach Umsatz
Kundenherkunft (PLZ/Ort — Laufkundschaft + registrierte)
Renner (Top nach Menge)
Ladenhueter (kein Verkauf, Bestand > 0)
Umsatz je Warengruppe
Lagerreichweite (bald nachbestellen)
Kapitalbindung Ladenhüter (Bestand × EK, kein Verkauf)
ABC-Analyse (A=80% / B=95% / C Rest des Umsatzes)
Bestandsbewertung (Warenwert = Bestand × EK)
Umsatz je Kundengruppe
Artikel nach Wochentag (Top-Artikel je Tag)
Managementbericht (Zusammenfassung)
Umsatz je Steuersatz
Kassierer-Produktivität (aktive Kassierzeit vs. Umsatz)
Arbeitszeit (Kommen/Gehen je Kassier)
Kassenbuch (Ein-/Auszahlungen)
Gutscheine (offene = Verbindlichkeit)
Ausbuchungen je Buchungsart (Verderb, Eigenverbrauch … zu EK)
Schwund & Marge (Rohertrag minus Ausbuchungen, je Warengruppe)
Marge je Warengruppe (Rohertrag in % vom Umsatz)
Artikel mit schwacher Marge (VK kaum über/unter EK)
Pfand-Saldo (ausgegeben vs. zurück)
MHD-Warnliste (Chargen, die bald ablaufen)
Zahlarten je Tag (Bar-Anteil)
Aktionskarten (Einlösungen gesamt, je Projekt)
Offene Rechnungen (auf Rechnung, noch nicht bezahlt)
Vorbestell-Webshop (die Adresse für deine Kunden)
Hier findest du den öffentlichen Shop, in dem Kunden Artikel vorbestellen. Welche Artikel darin stehen, schaltest du beim Artikel ein („Erscheint im öffentlichen Vorbestell-Webshop“, mit Bestellrunde). Link und QR-Code kannst du an der Kassa aufhängen, auf Flyer drucken und an Kunden schicken.
Wird geladen …
Bestellware ist da (Kunden verständigen)
Sobald eine Sammelbestellung auf geliefert steht, stehen hier die Kunden, die darauf warten. Die Verständigung geht erst auf deinen Klick raus — die Software schickt nichts von selbst.
Wird geladen …
Neue Kundenbestellung (Kunde bestellt vor · Status bis Abholung · synct mit Team-App)
Kundenbestellungen
Nach Status gruppiert wie in der Team-App — Überschrift antippen klappt eine Gruppe zu.
Produktionsbedarf (offene Positionen je Artikel)
Tische
Neue Reservierung
Reservierungen
Reservierung von außen (Webseite, Onlineshop, Kundenapp)
Wie das gedacht ist
Der Gast soll später selbst reservieren können — auf der Webseite, im Shop oder in der Kunden-App. Damit das möglich ist, ohne dass jemand im Haus etwas abtippt, gibt es hier Regeln: wann angenommen wird, wie viele Personen gleichzeitig, wie kurzfristig, wie weit im Voraus — und ob eine Anfrage automatisch bestätigt wird oder erst von euch bestätigt werden muss.
Ohne eine Regel mit dem Haken „von außen erlaubt“ nimmt das System nichts von außen an. Der Weg ist also standardmäßig zu.
Jede externe Reservierung merkt sich, woher sie kam, und die Nummer des fremden Systems — ein doppelt geklickter Abschicken-Knopf legt deshalb keine zweite Reservierung an.
Neue Vororder (auch für Artikel außerhalb des Systems)
Vororders
Einstellungen
Hier legt jeder Betrieb fest, wie seine Kassa aussieht und was beim Anlegen von Artikeln voreingestellt ist. Änderungen wirken sofort — an der Kassa nach dem nächsten Laden der Stammdaten.
Tasten an der Kassa
Nur was hier angehakt ist, erscheint an der Kassa. So bekommt niemand Knöpfe, die er nie braucht.
Wer darf stornieren?
Gilt für Storno und Rückgabe an der Kassa. Jeder Storno wird unabhängig davon protokolliert.
Vorgaben beim Anlegen
Womit ein neuer Artikel startet — händisch angelegt genauso wie per Import.
App-Leiste oben
Wie die Leiste funktioniert
Ganz oben in Kassa und Warenwirtschaft steht eine Leiste mit Kacheln. Erster Klick öffnet die App oder Seite in einem eigenen Tab, jeder weitere Klick springt in genau diesen Tab zurück — die Seite bleibt stehen, samt Anmeldung und Warenkorb.
Grenze: Das gilt nur für Tabs, die über diese Leiste geöffnet wurden. Einen Tab, den du selbst über die Adresszeile oder ein Lesezeichen aufgemacht hast, kann kein Programm ansteuern — das verbieten alle Browser.
Tipp für den Kassenrechner: Tabs anheften (Rechtsklick auf den Tab → „Tab anpinnen“). Sie stehen dann immer links in fester Reihenfolge und lassen sich mit Cmd+1, Cmd+2 … (Windows: Strg+1, 2 …) direkt anspringen.
Merkmale auf dem Etikett
Wie das gedacht ist
Ob ein Artikel bio oder glutenfrei ist, steht am Artikel. Hier legst du fest, welche dieser Merkmale standardmäßig aufs Etikett gedruckt werden.
bio ist eine Besonderheit: Es wird beides gedruckt — „bio“ oder „nicht bio“, je nachdem, was am Artikel steht. Ist am Artikel gar nichts hinterlegt, wird nichts gedruckt.
Bei glutenfrei, laktosefrei, fructosefrei und histaminarm wird nur der positive Fall gedruckt. Ein „nicht glutenfrei“ gibt es bewusst nicht — das wäre unüblich und bei ungepflegten Artikeln sogar irreführend.
Im Etiketten-Reiter kann man das je Druckauftrag noch abweichend anhaken; die Farben der Kennzeichen stellt man ebenfalls dort ein.
Texte auf dem Kassenbon
Texte auf Rechnung, Angebot und Lieferschein
Steht auf jedem Beleg dieser Art. Zusätzlich kann man beim einzelnen Beleg noch einen eigenen Text eintragen.
Kassa-Kacheln: Warengruppen
Welche Warengruppen als Kacheln auf der Kassa-Startseite erscheinen – in dieser Reihenfolge. Nichts ausgewählt = keine (die Kassa zeigt dann nur Suche und Schnellwahl). Wähle am besten nur die, die du wirklich oft brauchst.
Bestand an der Kassa anzeigen
Sobald an der Kassa ein Artikel gescannt oder aus der Suche gewählt wird, zeigt eine schmale Zeile unter dem Suchfeld den Lagerstand — nur für den zuletzt gewählten Artikel, als kleine Kurzanzeige je Lager. Wähle bis zu drei Lager (z. B. das der eigenen Filiale und die beiden anderen). Braucht Internet; offline steht dort nur ein Hinweis. Wirkt an jeder Kassa beim nächsten Start.
Datenexport — Nur-Lese-Zugänge
Wozu das da ist
Ein Nur-Lese-Zugang erlaubt einem Programm, alle deine Daten über eine Schnittstelle zu lesen — Artikel, Kunden, Belege, sogar die Tastenbelegung — aber nichts zu ändern. Damit kann z. B. ein Buchhaltungs- oder Auswertungsprogramm andocken, und du kannst jederzeit alles wieder herausholen (kein „eingesperrt sein“).
Der Zugangs-Schlüssel wird beim Anlegen ein einziges Mal angezeigt — dann nur noch sein Fingerabdruck gespeichert. Notiere ihn dir sicher; er lässt sich nicht wieder anzeigen, nur neu erstellen. Nicht mehr gebrauchte Zugänge einfach sperren.
Protokoll (lückenlos, unveränderlich)
KI-Kopf
Fragen an den Kopf (Runde 5 / F1)
Datenschutz bei Datenfragen: Die KI sieht nur deine Frage und den Tabellenaufbau — sie baut eine Abfrage, die HIER unter deinem Konto (Mandantentrennung) läuft. Deine Daten verlassen das Haus nicht. Die gebaute Abfrage wird unten zur Kontrolle angezeigt.
Handlungsempfehlungen
Jede Empfehlung zeigt die Zahl, auf der sie beruht — man kann also nachsehen, woher sie kommt.
Lagerbelege
Wozu diese Seite da ist (das „Mappen-Prinzip“)
Stell dir einen Ordner vor: vorne eine Liste aller Ein- und Ausgänge, hinten die Papiere dazu — und beides ist mit einer Klammer verbunden, damit man zu jeder Zeile sofort den passenden Lieferschein findet. Genau das ist diese Seite.
- Jede Zeile ist ein Vorgang („eine Mappe“) mit eigener Nummer: Wareneingang, Verderb, Eigenverbrauch, Umbuchung auf die Küche, Lagerumbuchung.
- Unter öffnen stehen die Positionen (welcher Artikel, wie viel) und die Dokumente — Lieferschein oder Rechnung des Lieferanten kann man dort per Beleg anheften hochladen (Foto oder PDF).
- Ein neuer Vorgang ist zuerst ein Entwurf: man kann in Ruhe Positionen erfassen. Erst Buchen verändert den Bestand. Danach lässt er sich nur noch stornieren (Gegenbuchung) — nichts verschwindet spurlos.
- Oben stehen die Summen je Buchungsart im gewählten Zeitraum: was ist verdorben, was hat der Betrieb selbst verbraucht, was ist in die Küche gegangen.
Bei einer Kontrolle ist damit in einem Griff belegbar: was sich bewegt hat, warum, wer es gebucht hat und welches Papier dazugehört.
| Nr. | Datum | Buchungsart | Wer / wohin | Pos. | Wert | Belege | Status |
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Lagerbewegungen (append-only)
| Zeit | Artikel | Delta | Grund | Quelle |
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